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8 Tips y Apps básicos para ser más eficiente y productiva


Cada vez existen más y más aplicaciones que puedes usar en tu celular o tablet para organizarte mejor y hacer tus días más productivos. He aquí algunas que te pueden interesar si eres una chica "Fina en la Oficina":

1- Redescubre Excel
Sí, la clásica aplicación de Microsoft es para mí una de las más eficientes. Y ya ni siquiera es necesario que tengas una PC, pues Google su versión Spreadsheets, a través de su plataforma Google Docs la cuál puedes usar de forma gratuita y sin descargar nada, con sólo tener un correo de Gmail. Sé que esta es una aplicación que todo el mundo conoce por default, pero muy poca gente (fuera del mundo financiero) le saca verdadero provecho. 

En Excel suelo organizar todo tipo de información y últimamente me ha servido muchísimo para desarrollar proyectos. Simplemente creo un documento con varias hojas. Por ejemplo, para organizar las operaciones de Fina en la Oficina, tengo un sólo documento que cuenta con varias hojas: una para le calendario de contenido, otra para la planificación trimestral, otra para la lista de ideas para el blog, y otra para la planificación del presupuesto. 

Usar excel no tiene que lucir aburrido, todo lo contrario. Utiliza colores para organizar tus diferentes tablas y listas, y hasta distintos tipos de letras. Mantente organizada, utilizando tu creatividad. 

2- Crea listas
Yo soy una persona chapada a la antigua, así que me gusta anotar todo, llevar agendas, usar lápiz y papel. Sin embargo, en los últimos años, eran tantas las diferentes listas y libretas que utilizaba que luego no sabía dónde había anotado qué cosas. Si te pasa igual, tu teléfono puede tener la solución. Tanto Android como iOS cuentan con aplicaciones para notas como Samsung Notes y Notes (iPhone), por ejemplo. Pero también puedes optar por otras que te ayudan a organizar muchas más listas en folders como la súper popular EverNote o una que descubrí recientemente llamada Any.do. Estas últimas te permiten organizar tus listas no sólo en el orden cronológico en que las creas, sino también en distintas carpetas que puedes nombrar de la manera que quieras. 

3- Sincroniza tus calendarios
Lo malo de usar una agenda convencional es que a veces se te olvida mirar la agenda y entonces ¡sas! Te puedes perder algo importante. Auxíliate del calendario de tu smartphone para anotar citas, reuniones, o cualquier actividad importante a la que tengas que asistir en determinado tiempo y lugar. Puedes programar uno o más recordatorios para recibir una notificación en tu teléfono desde el día antes o hasta 10 minutos antes. 

4- Utiliza la nube
Algo que me ha ayudado mucho con este proyecto de Fina en la Oficina, es utilizar "la nube", esos espacios de almacenamiento online, que puedes sincronizar con tu teléfono o computadora. Por ejemplo, ya no necesito enviarme por correo las fotos que quiero compartir en Instagram, ni copiar en una memoria USB mi calendario de contenido para cuando necesite escribir desde otro lugar. Simplemente, creo un folder en mi OneDrive (Microsoft) con las cosas que necesito tener a mano más a menudo. Nunca lo utilizo para cosas muy personales ni documentos importantes, pues ninguna aplicación es infalible. Pero sí para documentos de uso temporal. Otras opciones son Google Drive (Google), iCloud (Apple) o Dropbox.

5- Mantente informada
Uno de mis mayores retos es mantenerme al corriente con las noticias. Y es una tarea difícil pues hoy en día recibimos tanta información de tantos distintos medios, que se nos puede ir el día buscando y leyendo un periódico tras otro. Varias aplicaciones pueden ayudarte con esta tarea. En lo personal, en lugar de sólo ver Instagram de arriba a abajo todo el día, trato de sacar tiempo también para echar un vistazo a aplicaciones como Briefing o Flipboard (incluída en teléfonos Samsung), Los Periódicos (que recopila la info de los periódicos dominicanos, aunque reconozco que necesita mejorar), The Skimm (me suscribí cuando vivía en Estados Unidos y te ofrece un resumen diario de noticias estadounidenses. También tiene una app para celular), Pocket (Tú decides el tipo de artículos que deseas ver, o si los quieres leer más tarde y los recopila para ti. Además puedes guardarlos y crear folders con lo que te parece interesante)

6- Trabaja en equipo
Cuande eres freelancer y no cuentas con una oficina o un equipo de trabajo que puede estar siempre a la misma hora en el mismo lugar, existen aplicaciones que te pueden ayudar a manejar todo de manera organizada y por proyectos. Se les conoce como aplicaciones de Project Management (manejo de proyectos). Personalmente, he utilizado mucho  Trello y Asana, y son geniales pues no importa si tus colaboradores están en otros países. Puedes crear folders por proyectos, asignar tareas a cada persona, compartir archivos, fotos, etc. 

7- Mantén tus passwords a mano
Manejar distintos passwords puede hacerte perder mucho tiempo y hasta puede resultar frustrante cuando necesitas usar una aplicación y ni siquiera puedes acceder a ella. A mí me da miedo utilizar una aplicación para ello, por eso utilizo mi herramienta anticuada y anoto mis passwords en una pequeña libreta y utilizo códigos que sólo yo conozco -como la primera y última letra o una frase que me ayude a recordar cuál password es. Sin embargo, existen aplicaciones como Lastpass o 1Password que te ayudan a organizar todos tus passwords en una sola aplicación o hasta generar passwords más seguros para tí. 

8- Aleja el teléfono
Esta última es otra aplicación que no he probado pero según leo, cada vez se hace más popular. Se trata de Pushbullet, una app que te permite sincronizar el teléfono con la computadora, para así evitar tener que cambiar de un aparato a otro mientras trabajas. Pushbullet te da una vista de tu teléfono para que puedas ver WhatsApp o tus redes sociales aunque tu teléfono se esté cargando en otra habitación.  

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